Viele Unternehmen arbeiten an neuen hybriden Arbeitsmodellen, an Mischformen aus Homeoffice und Präsenz. Wie findet man eine gute Mischung die Belegschaft wieder zurück ins Office zu holen und gleichermaßen flexible Arbeitsformen weiter leben zu können? Eine Herausforderung mit der Unternehmen unterschiedlich umgehen.

 

Das alte Arbeiten wird es wie gewohnt nicht mehr geben

Die obligatorische Dauerpräsenz ist vorbei, dabei sind sich alle befragten Key-Player einig. Zum modernen Arbeiten gehört, dass nicht jeder von neun bis fünf im Büro sitzt. Der japanische Technologiekonzern Fujitsu hat angekündigt, seine 80.000 Mitarbeiter künftig im Homeoffice zu beschäftigen, das neue Arbeiten heißt bei Fujitsu “Work Life Shift“.Bis 2023 gibt der Konzern die Hälfte seiner Büroflächen auf.

Die neuen Konzepte werden auch in Österreich Platzeinsparungen nach sich ziehen: Mehr Teamwork und weniger Schreibtische. Obwohl Großraumbüros auch nicht für alle MitarbeiterInnen geeignet sind.

 

In Österreich gibt es kein Recht auf Homeoffice.

Vereinbarungen darüber sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu treffen. Durch die Corona-Krise sind Arbeitgeber aber verpflichtet, ausreichende Schutzmaßnahmen für Mitarbeiter zu schaffen, sollten diese wieder aus dem Büro aus arbeiten. Das sind etwa Abstand, Lüftungen und Desinfektion.

 

Modell der Office- und Homeoffice Aufteilung erarbeiten

Wir müssen neu definieren, wie die Arbeit in Zukunft aussieht. Und um das zu tun, müssen Teams miteinbezogen werden, sodass wir zu etwas Neuem und Besserem zurückkehren können.

Mit Mitarbeiterabfragen oder in Workshops kann an einem neuen Modell, an einer passenden Regelung gemeinsam mit der Belegschaft gearbeitet werden:

Welche Option ist für Sie und Ihr Unternehmen optimal?

Welche Arbeitstechniken aus der COVID-Zeit haben sich bewährt und was hat sich als unpraktisch erwiesen?

Verordnungen von oben, sind nicht die beste Lösung.  (Leitfaden d.Europ. Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz)

 

Konzentration auf Aufgaben

Umfragen können richtungsweisend sein. Jene Ergebnisse kann man nutzen, um besser zu verstehen, welche Unterstützung die Belegschaft bei einer Rückkehr benötigt. Parallel können Unternehmen mit einer granularen Analyse beginnen, welche Arbeit aus der Ferne erledigt werden kann, indem sie sich auf die damit verbundenen Aufgaben statt auf ganze Jobs konzentrieren. (The future of work after COVID-19 Mc Kinsey 2021) Bei einigen Organisationen sieht der Plan zur Rückkehr an den Arbeitsplatz je nach Rolle oder Abteilung unterschiedlich aus. Wo einige Rollen möglicherweise Zeit im Büro benötigen, können andere Funktionen von zu Hause aus gut erledigt werden.

Umfragevorlage von Survey Monkey

 

Hybride Konzepte für die Zukunft

So kann an bestimmten Tagen eine Anwesenheitspflicht herrschen, während ansonsten die Arbeit aus dem Homeoffice erlaubt ist. Diese Bürotage kann man für Informationsveranstaltungen, Gruppenarbeiten oder ähnliche Aufgaben, die eine Anwesenheit im Büro erfordern genutzt werden. Ausserdem wird so das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen gestärkt und der persönliche Kontakt mit den Mitarbeitenden bleibt erhalten.

 

Nicht alles geht remote

Verhandlungen, kritische Geschäftsentscheidungen, Brainstorming-Sitzungen, sensibles Feedback und das Onboarding neuer Mitarbeiter sind Beispiele für Aktivitäten, die an Effektivität verlieren, wenn sie nur remote durchgeführt werden.

 

Auswirkungen auf Gesundheit und Wohlbefinden

Die Rückkehr hat Auswirkungen auf die Gesundheit und das Wohlbefinden von Mitarbeitern, wodurch es eine äußerst sensible und persönliche Angelegenheit ist.

Die allgemeine Reaktion von Teams zur Rückkehr ins Büro ist von Vorsicht, Angst und auch Unsicherheit geprägt.  Manche sind jedoch froh wieder im Office zu sein, das sie zu Hause keine geeignete Arbeitssituation vorfinden. Stichwort: Isolation, keine Arbeitsräume und technisches Equipment, homeschooling etc. Viele Mitarbeiter haben sich an die neue Normalität mit Remote-Arbeit gewöhnt – viele berichten sogar davon, dass sie es einfacher finden, effizient zu arbeiten – dennoch bleiben oft die gleichen Probleme bestehen: Allgemeine Angst, soziale Isolation und das Finden einer richtigen Work-Life-Balance sind die größten Herausforderungen, vor denen sie stehen.

 

Führungskräfte sind gefordert

Eine besondere Rolle in diesem Prozess spielen dabei Führungskräfte. Einerseits sollte es nachvollziehbare Regelungen geben, andererseits müssen Führungskräfte auch individuelle Situationen mitberücksichtigen. Das erfordert jedoch auch soziale und emotionale Intelligenz sowie Fingerspitzengefühl mit Hausverstand. Vielerorts bekommt man das Gefühl, dass so manche Führungskräfte sich dieser Leadershipaufgabe lieber nicht stellen wollen, und nach Regeln von oben rufen, um der Belegschaft mitteilen zu können: „Die Regeln habe nicht ich gemacht!“ So einfach sollte man es sich nicht machen. Denn im daily business könnte sich das durch fehlende Motivation und geringeres Engagement sehr bald rächen. Schließlich mussten Mitarbeiter in den letzten eineinhalb Jahren auch mit einer Situation fertig werden, die sich niemand gewünscht hat.

 

Branchenunterschiede

Während einige Schätzungen besagen, dass über 50% der Unternehmen eine berufskompatible Fernarbeit haben, ist für die andere Hälfte zumindest eine zeitweise Anwesenheit im Büro für ihre Rolle erforderlich. Branchen wie Fertigung, Pharmazie, Gesundheitswesen und Maschinenbau können Arbeitsaufgaben nicht zu 100 % aus der Ferne erledigen. Für diese Organisationen kann die Planung der Rückkehr an den Arbeitsplatz eine Menge an Anpassungen erfordern, um die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen der Büroräume nach COVID zu erfüllen.

 

Trotz Impfung – Die Pandemie ist noch nicht vorbei

Für eine 100% Rückkehr

Stellen Sie sich bei der Entwicklung eines Plans für eine 100-prozentige Rückkehr ins Büro folgenden Fragen:

  • Erlaubt Ihr derzeitiger Personalbestand, dass jeder mit sicherer Distanz arbeiten kann?
  • Können Arbeiter nach einem vorab vereinbarten Schichtplan kommen, um die Mitarbeiterzahl zu staffeln?
  • Haben Sie Bereiche (wie Konferenzräume oder gesellige Treffpunkte), die bei Bedarf in Arbeitsbereiche umgewandelt werden könnten?
  • Welches Budget haben Sie, um Ihre physischen Arbeitsbereiche neu zu gestalten?
  • Müssen Sie neue Richtlinien für Sicherheit entwickeln?
  • Wie muss auf erkrankte und bereits genesene Mitarbeiter Rücksicht genommen werden: Stichwort Long Covid?
  • Krisennotfallspläne aktualisieren

 

Für eine flexible Arbeitsweise

Hier einige Fragen dazu:

  • Wie flexibel ist Ihr Büro derzeit?
  • Hatten Mitarbeiter vor COVID-19 die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten?
  • Wenn Sie sich dafür entscheiden, einige Mitarbeiter im Büro zu beschäftigen und einige aus der Ferne arbeiten, wie können Sie dann eine starke Unternehmenskultur in einer hybriden Umgebung aufrechterhalten?
  • Wenn ja, welche Erweiterungen könnten in Ihrem flexiblen Arbeitsprogramm vorgenommen werden, um es noch leistungsfähiger zu machen?
  • Welche technologischen Verbesserungen wären erforderlich, um Ihrem Büro volle Flexibilität zu verleihen?
  • Welche Aufgaben können gut remote, welche besser im Office erledigt werden?
  • Was bedeutet dies für Rollendefinitionen? Wie kommunizieren sie dies?

 

Remote First -Kultur

Viele Unternehmen, die nie über einen Wechsel zu Remote-Mitarbeitern nachgedacht hatten, überlegen nun, wie die Zukunft ihrer Organisation aussehen. Remote-Arbeit erfordert in mehreren Bereichen zusätzliche Anstrengungen, um soziale Aspekte des Büros bestmöglich zu erhalten.

Hier ein paar Fragen dazu:

  • Welche technologischen Änderungen müssen Sie vornehmen?
  • Welche physischen Büroräume werden Sie, falls vorhanden, für persönliche Besprechungen oder Veranstaltungen nutzen?
  • Wie sind die Miet- oder Mietverträge für aktuelle Büroräume?
  • Wie werden Sie die Bürokultur in einer Remote-Umgebung fördern und fördern?
  • Welche sozialen Programme oder Veranstaltungen müssen sie einplanen, um Nachteile der Remote Arbeit (Isolation, mangelnde Kommunikation, kulturelle Trennung) zu minimieren?
  • Welche Abteilungen benötigen die meiste Unterstützung bei der Umstellung auf fully remote?

 

Die Rückkehr zur Arbeit wird für jedes Unternehmen anders aussehen. Letztendlich muss jedes Unternehmen eine einzigartige Lösung für seine Mitarbeiter finden, ob dies nun im Office, hybrid oder fully remote sein wird.

 

Quellen;

https://www.mckinsey.com/about-us/new-at-mckinsey-blog/where-the-jobs-are-insights-from-our-new-study##

https://robinpowered.com/blog/back-to-office-covid-19-approaches

https://ooe.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundgesundheit/arbeitsumfeld/Rueckkehr_ins_Buero_nach_dem_Home_Office_.html